Arkisto avoimeksi -hanke

1.3.2003 - 30.4.2005

Valtakunnallinen kotiseutuarkistoseminaari Oulussa 18 - 19.3.2004

Henkilöt vasemmalta:
Markku Tanner Toiminnanjohtaja, Suomen kotiseutuliitto
Jussi Nuorteva Pääjohtaja, Kansallisarkisto
Raija Majamaa Tutkija, Suomalaisen Kirjallisuuden Seura
Risto Alanko Toiminnanjohtaja, Juuka-seura ry
Vuokko Joki Maakunta-arkiston johtaja, Oulun maakunta-arkisto
Marita Huttunen Arkisto avoimeksi -hankkeen atk-henkilö, Juuka-seura ry
Rauni Nuutinen Arkisto avoimeksi -hankkeen arkistonhoitaja, Juuka-seura ry

Pvm: 30.04.2005
Tekijät:
Marita Huttunen
Rauni Nuutinen 

Sisällysluettelo:

1 YLEISTÄ HANKKEESTA
1.1 Muuttuvat tallennusmuodot
1.2 Hankinnat
2 LAITTEISTO
3 ARKISTOON TUODUN MATERIAALIN VASTAANOTTO JA KÄSITTELY
4 KÄSITELTÄVÄ AINEISTO
4.1 C-kasetit n. 180 kpl
4.2 Diat 36 sarjaa
4.3 Esineluettelot
4.4 Myllymuseon esineet
4.5 Juuka- seuran asiakirjat
4.6 Kansanperinteen paikallishistorian asiakirjat
4.7 Kelanauhat n. 180 kpl
4.8 Kinorullat n. 5000 kpl
4.9 Seurakuntien asiakirjat
4.10 Koulujen oppikirjat, opetustaulut ja opintokerhojen asiakirjat
4.11 Lasinegatiivit n. 1400 kpl
4.12 Museoesineiden asiakirjat
4.13 Paikallislehti Vaarojen Sanomien lehdet vuosilta 1969 - 2003
4.14 Lehden muut asiakirjat
4.15 Henkilökohtaiset päiväkirjat
4.16 Seurojen, yhdistysten ja yritysten asiakirjat
4.17 Sotahistorian asiakirjat
4.18 Sukujen ja yksityishenkilöiden asiakirjat
4.19 Valokuvat
4.19.1 Paperi kuvat n. 20.000 kpl
4.19.2 Digitaalikuvat
4.20 Videofilmit 40 kpl
4.21 Ympäristöä koskevat asiakirjat

1 YLEISTÄ HANKKEESTA

Arkisto avoimeksi hanke toteutettiin Vaara - Karjalan Leader+ hankkeena, jonka kokonais- kustannusarvio oli 74.641.00 euroa. Hankkeen päätarkoitus on tuoda Juuan Kotiseutuarkiston sisältö yleiseen tietoisuuteen sähköisessä muodossa lähinnä Internetin välityksellä.

Hankkeessa selvitimme millä menetelmillä, laitteilla ja ohjelmilla pystyisimme tallentamaan Juuan Kotiseutuarkiston sisältöä niin, että se olisi mahdollisimman helposti hyödynnettävissä sähköisessä muodossa ja myös säilyvässä muodossa mahdollisimman pitkään.

Hanke toimi ajalla 1.3.2003 - 30.4.2005 ja työllisti kaksi henkilöä, arkistonhoitajan (koko hankkeen ajaksi) ja atk-henkilön (vuodeksi). Hankeen päätyttyä yksi henkilö pyritään työllistämään rahallisten resursseiden puitteissa.
Hankkeen aikana työllistyvät henkilöt suorittivat mm. Joensuun maakunta-arkiston järjestämän Arkistotoimen peruskurssin sekä osallistuivat Suomen Kotiseutuliiton, Pohjois-Pohjanmaan Liiton ja Oulun maakunta-arkiston järjestämään Valtakunnalliseen kotiseutuarkistoseminaariin koskien mm. aiheita Internet, tekijänoikeudet, tietosuoja ja henkilörekisterilaki. Kotiseutuarkistoseminaarin antina totesimme, että olemme tässä projektissa tekemässä myös jonkinlaista pioneeri työtä siitä, miten tämän tyyppisen arkiston sisältöä voidaan käsitellä internetissä.

Hankkeen aikana 28.4.2004 järjestimme esittelytilaisuuden Juuan kunnanviraston valtuustosalissa rahoittajille ja muille yhteistyötahoille. Tilaisuudessa kävimme läpi hankkeen tavoitteet ja esittelimme www-sivuille vietyä materiaalia sekä kotiseutuarkiston sisältöä. Tilaisuuteen osallistui noin 50 henkilöä. 29.9.2004 esittelimme hankkeen lyhyesti myös Juuassa pidettyyn Maakuntamuseo päivään osallistuneille.

Materiaalin tallennustyötä tekivät myös mm. työharjoittelijat ja kesätyöntekijä. Käsiteltävää materiaalia on erittäin paljon joten aikaa ja henkilöresursseja myös jatkossa sen läpikäymiseen tarvitaan.

1.1 Muuttuvat tallennusmuodot

Digitointitavat ja välineistö kehittyvät jatkuvasi mikä vaikeutti laitteisto-, ohjelmisto- ja tallennusmateriaali valintaa. Tämän hetken tekniikan ja tallenteiden osalta emme tiedä tulevaisuutta. Erilaisten digitaalitallenteiden varmaa säilymisaikaa emme myöskään tiedä, joten vanhat manuaaliset säilytystavat kannattaa säilyttää digitaalitallenteiden rinnalla. Digitaalisuus tuo kuitenkin mahdollisuuden tiedon monipuolisemmalle käytölle. Digitointia olemme pyrkineet totuttamaan kultakin osin siinä muodossa, että se on mahdollisimman pitkälle tulevaisuudessa luettavissa, muunnettavissa ja tallennettavissa myös uusiin tuleviin tallennusmuotoihin. Lähtökohtana on, että kaikki minkä voimme tehdä suhteellisen pienin kustannuksin, mutta riittävällä varmuudella teemme itse.

Materiaalin tallentaminen digitaaliseen muotoon tarkoittaa tässä tapauksessa

a) Tekstimuotoisen tiedon osalta sen tallentamista MS - Word tekstinkäsittelyohjelmalla digitaaliseksi tekstiksi, lähinnä koko materiaalin luetteloksi ja arkistokaavan mukaisiksi sisällön kuvaelmiksi.

b) Äänitteiden (kelanauhat/c-kasetit) osalta luettelointia ja tallentamista cd -levylle.

c) Valokuvien osalta scannaamista ja tallentamista cd-levylle.

d) Videoiden osalta ostamme digitaalisen käsittelyn ao. yrityksestä rahallisten resursseidemme puitteissa.

Kuvamateriaalien osalta suurimmaksi ongelma on muodostumassa se, ettei kuvien henkilöitä, paikkoja tai tapahtumia tunnisteta.

1.2 Hankinnat

Projektin aluksi hankimme alla olevan luettelon mukaisen ATK-laitteiston ohjelmistoineen. Juuka-seuralle hankittiin myös Museoesineidenluettelointi ohjelma joka on Kontiolahti-Seuran jäsenen Jorma Kankaisen suunnittelema. Ohjelma on toteutettu Joensuun yliopiston ohjelmoijaopiskelijoiden oppilastyönä. Ohjelman ensimmäisinä käyttäjinä testasimme sen toimivuutta käytännössä. Yhteistyössä suunnittelijan ja ohjelmoijan kanssa olemme ratkoneet ohjelmassa esiintyneitä ongelmia ja puutteita. Ratkaisematta on vielä se, ettei ohjelmalla voi ilman ”konstailuja” tallentaa useamman eri museon esineistöä omiksi tietokannoikseen eikä ohjelmalla ole mahdollista päivittää ja selata yhtäaikaisesti useamman museon esineistöä. Ohjelman suunnittelijan tarve oli yhden museon tietokannan tallentamiselle. Juuka-seura ylläpitää kolmea museota esineineen, joten meidän tulisi voida käsitellä kolmea tietokantaa samanaikaisesti. Ehdotimme ohjelmoijalle, että ohjelman kirjautumisen yhteydessä voisi valita minkä museon tietokantaa halutaan käsitellä.

Ohjelmassa on myös www-selainpohjainen käyttöliittymä jonka avulla yleisöllä on myöhemmin mahdollisuus hakea tietokannasta tietoa mm. esineistä ja niiden käyttötarkoituksesta sekä nähdä esineen kuvat.

Hankkeen aikana toteutimme www-sivut (www.juukaseura.com), joiden avulla Juuan Kotiseutuarkiston sisältö on luettelomaisesti sekä lyhyiden historiikkien avulla mm. tutkijoiden ja opiskelijoiden hyödynnettävissä Internetin kautta. Lisäksi sivuilla on mm. joitakin ääninäytteitä vanhoilta kelanauhoilta ja kaseteilta aina 60-luvun lopusta alkaen sekä pienennetyt kuvat syksyllä 2003 kuvatuista myllymuseon esineistä. Sivut saavat täydennystä myös Pitäjänmuseon esinekuvista. Pitäjän museon esineitä on noin 1700 kappaletta.

Niin digitaalisten kuin analogistenkin videonauhoitteiden osalta jouduimme toteamaan, että aineiston digitalisointi ja käsittely vaatii erityisosaamista, hyvän laitteisto ja ennen kaikkea aikaa riittävän hyvä lopputuloksen saamiseksi. Henkilöstö-, ja rahalliset resurssimme huomioon ottaen edullisinta lienee ostaa ko. palvelu siihen erikoistuneelta yritykseltä pikkuhiljaa.

Toisaalta museovirasto hyväksyy viralliseksi tallenteeksi äänitteiden osalta C-kasetin ja kuvatun videon osalta VHS- videonauhan joten nämä meilläkin tulevat säilymään. Tarvittaessa on mahdollisuus siirtää videonauhoite toiselle nauhalle, mutta laatu uudelleen nauhoituksessa hieman heikkenee. Kävimme läpi kotiseutuarkistomme sisällön aihealueittain ja teimme suunnitelman ja ohjeistuksen siitä mitä ko. materiaaleille tulisi tässä vaiheessa tehdä.

2 LAITTEISTO

Prosessori: Intel Pentium 4 2,4 GHz
Muisti: 512 MB Kingston DDR 333 MHz
Kovalevy: Maxtor 120 GT
Emolevy: Asus P4B533
Näytönohjain: Geforce4 Ti 4600V 128 Mb TV in/out
Levykeasema: 1.44 MB
Kotelo: ATX
Virtalähde: 350W
Näyttö: Samsung 753Ms
CD-RW: Liteon 48/24/48
Äänikortti: Integroitu
Verkkokortti: 10/100 RJ45
Näppäimistö: Logitech
Hiiri: Logitech optical
Scanneri: Canon CanoScan LIDE30 usb2.0
Scanneri: Canon CanoScan 3200 F usb2.0
Tulostin: Canon S520 mustesuihku usb
Käyttöjärjestelmä: MSWindowsXP pro fin
Ohjelmisto: MSOffice XP , FotoStation 4.5, Nero Burning rom 5, PhotoStudio 5, PhotoStation 4.5
Selain: IE 6.0, FireFox 1.0
VHS-videonauhuri JVC HR-507
Videokamera JVC GR-D70

3 ARKISTOON TUODUN MATERIAALIN VASTAANOTTO JA KÄSITTELY

Asiakkaan tuodessa aineistoa kotiseutuarkistoon vastaanottaja täyttää luovutussopimuksen ko. aineistosta, jonka tuoja allekirjoittaa. Luovutussopimuksesta käy ilmi mitä materiaalia aineisto sisältää, säilytysaika (pysyvä/määräaikainen) sekä materiaalin käyttöoikeuksia koskevat tiedot.

Alkukäsittelynä virkailija lajittelee materiaalin, poistaa arkistoon kuulumattomat esineet (paperiliittimet, niitit, kuminauhat jne.), luetteloi ja tekee lyhyen kuvailun perustietoineen aineiston sisällöstä. Arkistonmuodostajan tiedoista viedään perustiedot Internetiin.

4 KÄSITELTÄVÄ AINEISTO

4.1 C-kasetit n. 180 kpl

Kasetille tallennettuja äänitteitä Juuan Kotiseutuarkistossa on noin 180 kappaletta. Suurin osa kaseteista on Juuka-seuran toimesta tehtyjä henkilöhaastatteluja ja tapahtumien äänityksiä. C-kasetin säilyvyys aika on 10 - 20 vuotta. Kasetteja tulisi kelata muutaman vuoden välein läpimagnetisoitumisen estämiseksi. C-kasetin voi kopioida toiselle kasetille, tallentaa cd -levylle, tai magneettinauhalle. Kopioimme 15 vuotta ja sitä vanhemmat C-kasetit uudelle C-kasetille (Museovirasto hyväksyy viralliseksi arkistokappaleeksi vain C-kasetin) sekä teemme cd -levylle toisen tallenteen josta voi tarvittaessa ottaa myös i käyttökopion. Kasetit kelataan läpimagnetisoitumisen estämiseksi (Jari Lehtosen tutkielma s. 37).

4.2 Diat 36 sarjaa

Luettelo diasarjoista sisältöineen tallennetaan Word-muotoon. Diat ovat säilyneet erittäin hyvin joten tässä vaiheessa systemaattista digitointia ei suoriteta. Diat säilytetään edelleen arkisto-ohjeistuksen mukaisesti. Mahdollisuus on tarvittaessa scannata diat digikuviksi ja tallentaa cd -levylle tai tehdä paperikuviksi.

4.3 Esineluettelot

Tallennetaan luetteloksi.

4.4 Myllymuseon esineet

Myllymuseossa esineitä on kaikkiaan noin 500 kappaletta. Osa niistä, noin 400 esinettä on kuvattu ja tallennettu Museoesineiden luettelointiohjelmaan. Pienennetyt kuvat ja luettelo esineistä löytyy myös www-sivuilta. Museoesineet kuvattiin museoviraston toimesta. Pinnakkaiset menivät museoviraston säilytykseen ja samalla teetetyt paperikuvat ja negatiivit jäivät Juuan Kotiseutuarkistoon. Kuvat scannattiin ja liitettiin esineen tietoihin samalla kun museoesineet tallennettiin Museoesineiden luettelointiohjelmaan. Kuvien numerointi on sama esinenumeroinnin kanssa. Kuvat tallennettiin tietokoneelle Esinekuvat -kansioon sekä kopioitiin cd -levylle.

Pitäjän museossa on esineitä noin 1700 kappaletta. Esineet kuvattiin kesällä 2004. Esinetiedot tallennetaan Museoesineiden luettelointiohjelmanaan kuvat scannattiin ja liitetään tallennuksen yhteydessä tietokantaan. Osa kuvista on nähtävissä jo www-sivuilla.

4.5 Juuka- seuran asiakirjat

Sisältö tehdään luetteloksi joka helpottaa tiedon hakua. Materiaali vielä suhteellisen uutta joten asianmukaisesti säilytetään.

4.6 Kansanperinteen paikallishistorian asiakirjat

Sisältö tehdään luetteloksi joka helpottaa tiedon hakua. Materiaali vielä suhteellisen uutta joten asianmukaisesti säilytetään.

4.7 Kelanauhat n. 180 kpl

Osa kelanauhoista on kokonaan vielä käsittelemättä joten ne olisi pikaisesti kopioitava C-kasetille, koska nauhat ovat jo kymmeniä vuosia vanhoja ja ovat rapistumassa käsiin. Joitakin jo pilalle menneitä kelanauhoja on tullut esille. Arkistollamme on useampia kelanauhureita joiden avulla kelanauhat kopioidaan C-kasetille. Kaseteista kannattaa tehdä käyttökopiot CD -r levylle (katso kohta 1.C -kasetit). Kelanauhat säilytetään edelleen arkistosäännön mukaisesti.

4.8 Kinorullat n. 5000 kpl

Säilytetään arkistointi ohjeen mukaisesti. Ei digitaalista käsittelyä tässä vaiheessa.

4.9 Seurakuntien asiakirjat

Säilytetään arkistointi ohjeen mukaisesti. Laadultaan heikkokuntoisimmat kirjat tulisi mikrofilmata ao. toimintaa suorittavan yrittäjän toimesta. Mikrofilmaus hinta on tällä hetkellä noin 0,20 €/otos.

4.10 Koulujen oppikirjat, opetustaulut ja opintokerhojen asiakirjat

Luetteloidaan. Suhteellisen uutta materiaalia joten tässä vaiheessa säilytetään asianmukaisesti.

4.11 Lasinegatiivit n. 1400 kpl

Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan. Käsitellään myöhemmin mahdollisesti omana projektinaan tallentaen lasinegatiivit cd-kuviksi sekä paperikuviksi jolloin yleisöllä olisi parempi mahdollisuus tunnistaa kuvassa olevia henkiöitä, asioita ja tapahtumia.

4.12 Museoesineiden asiakirjat

Luettelointi Word-muotoon. Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.

4.13 Paikallislehti Vaarojen Sanomien lehdet vuosilta 1969 - 2003

Lehdet on luetteloitu ja tallennettu otsikkotasolla. Luettelo lehdistä otsikkoineen löytyy myös www-sivuilta. Itse lehtien mikrofilmaus on ehdottomasti paras lehtien säilymisen ja käytettävyyden vuoksi. Lehtien selailu kuluttaa paperia ja varsinaiset repeämiset ovat jopa todennäköisiä varsinkin kun vanha paperi ajan oloon haurastuu.

4.14 Lehden muut asiakirjat

Luettelointi Word-muotoon. Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.

4.15 Henkilökohtaiset päiväkirjat

Luetteloidaan, huonokuntoiset mikrofilmataan.

4.16 Seurojen, yhdistysten ja yritysten asiakirjat

Luetteloidaan arkistosäännön mukaan ao. seuran tai yhdistyksen arkistoon sekä laaditaan historiikki.

4.17 Sotahistorian asiakirjat

Luetteloidaan arkistosäännön mukaan ao. arkistoon sekä laaditaan historiikki.

4.18 Sukujen ja yksityishenkilöiden asiakirjat

Luetteloidaan arkistosäännön mukaan sekä laaditaan historiikki.

4.19 Valokuvat

4.19.1 Paperi kuvat n. 20.000 kpl

Säilytetään asianmukaisesti.
Systemaattista valokuvien scannaamista ei liene syytä aloittaa mikäli työvoimaresursseja ei jostakin saada, mutta kuvat tulisi käydä läpi ja scannata sellaiset kuvat jotka ovat vaarassa tuhoutua. Jatkossa kuvat scannataan ja tallennetaan cd -levylle, myös omaan arkistoon sitä mukaa, kun kuvia tarvitaan. FotoStation -ohjelma avulla luodaan kuva-arkistokokonaisuus josta kuvatiedot on helposti löydettävissä.

4.19.2 Digitaalikuvat

Vaarojen Sanomat lehden toimitukseen on kertynyt paljon digitaalista kuvamateriaalia ja lisää tulee päivittäin.

Kuvien arkistointiin on erilaisia mahdollisuuksia. Tällä hetkellä jokainen toimittaja tallentaa omat kuvansa kameran muistikortilta cd -levylle. Tuhansien kuvien joukosta jonkin tietyn kuvan löytäminen on vaikeaa.

FotoStation -ohjelma avulla on tarkoitus arkistoida jo otetut kuvat sekä tulevat digitaalikuvat tietokannaksi josta yksittäiset kuvat löytyvät hakutoimintoja käyttäen. Ohjelmasta voidaan asentaa työasemaversioita eri työpisteille josta käsitellään esim. kuvapalvelimella olevaa tietokantaa.

Kuva cd -levyistä tehdään offline -tallenteita joita FotoStation -arkistointiohjelma käyttää muodostettaessa kuvista arkistohakemistoa. Näin luodun rakenteen kautta voi myöhemmin löytää yksittäisiä kuvia suurestakin kuvamäärästä.

Kuvat voidaan tietenkin säilyttää myös pelkästään kovalevyllä ja tehdä kuva-arkisto tältä pohjalta. Kovalevyn varmistuksesta on tässä tapauksessa huolehdittava kuvien säilymisen varmistamiseksi.

4.20 Videofilmit 40 kpl

VHS -videonauhat voi tallentaa kopioimalla kasetilta toiselle tai tallentamalla cd tai dvd -levylle tai digitaalinauhalle, jolloin laatu säilyy lähes alkuperäisen tasoisena. Kopiointipalvelu lienee järkevintä hankkia alan yrityksiltä. On huomioitava, että dvd -levyksi polttaminen vaatii tasokkaan VHS- tallenteen onnistuakseen. Heikohkotasoiselta nauhalta kopiointi ei yleensä suuren virhemäärän vuoksi onnistu.

Digitaalivideot tallentuvat ko. kameralla suoraan digitaalimuotoon kameran digitaalinauhalle. Digitaalinauhojen säilyvyydestä ei todellista tietoa ole, joten ottamalla kopio myös cd- tai dvd -levylle säilymiseen on jo kaksi vaihtoehtoa.

4.21 Ympäristöä koskevat asiakirjat

Luettelointi Word-muotoon. Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.

Lähteet:
- Jari Lehtosen tutkielma; Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yksityisarkistoissa 13 – 17.11.2000 Arkiston erikoismateriaalit ja niiden käsittely
- Sähköisten tietoaineistojen käsittelyn ja pitkäaikaissäilytyksen kehittämisen esitutkimus 10.12.2001

 


NettiTieto Oy