Sisällysluettelo:
- 1 YLEISTÄ HANKKEESTA
- 1.1 Muuttuvat tallennusmuodot
- 1.2 Hankinnat
-
2 LAITTEISTO
- 3 ARKISTOON TUODUN MATERIAALIN VASTAANOTTO JA KÄSITTELY
- 4 KÄSITELTÄVÄ AINEISTO
- 4.1 C-kasetit n. 180 kpl
- 4.2 Diat 36 sarjaa
- 4.3 Esineluettelot
- 4.4 Myllymuseon esineet
- 4.5 Juuka- seuran asiakirjat
- 4.6 Kansanperinteen paikallishistorian asiakirjat
- 4.7 Kelanauhat n. 180 kpl
- 4.8 Kinorullat n. 5000 kpl
- 4.9 Seurakuntien asiakirjat
- 4.10 Koulujen oppikirjat, opetustaulut ja opintokerhojen asiakirjat
- 4.11 Lasinegatiivit n. 1400 kpl
- 4.12 Museoesineiden asiakirjat
- 4.13 Paikallislehti Vaarojen Sanomien lehdet vuosilta 1969 - 2003
- 4.14 Lehden muut asiakirjat
- 4.15 Henkilökohtaiset päiväkirjat
- 4.16 Seurojen, yhdistysten ja yritysten asiakirjat
- 4.17 Sotahistorian asiakirjat
- 4.18 Sukujen ja yksityishenkilöiden asiakirjat
- 4.19 Valokuvat
- 4.19.1 Paperi kuvat n. 20.000 kpl
- 4.19.2 Digitaalikuvat
- 4.20 Videofilmit 40 kpl
- 4.21 Ympäristöä koskevat asiakirjat
1 YLEISTÄ HANKKEESTA
Arkisto avoimeksi hanke toteutettiin Vaara - Karjalan Leader+ hankkeena, jonka kokonais-
kustannusarvio oli 74.641.00 euroa.
Hankkeen päätarkoitus on tuoda Juuan Kotiseutuarkiston sisältö yleiseen tietoisuuteen
sähköisessä muodossa lähinnä Internetin välityksellä.
Hankkeessa selvitimme millä menetelmillä, laitteilla ja ohjelmilla pystyisimme tallentamaan
Juuan Kotiseutuarkiston sisältöä niin, että se olisi mahdollisimman helposti hyödynnettävissä
sähköisessä muodossa ja myös säilyvässä muodossa mahdollisimman pitkään.
Hanke toimi ajalla 1.3.2003 - 30.4.2005 ja työllisti kaksi henkilöä, arkistonhoitajan
(koko hankkeen ajaksi) ja atk-henkilön (vuodeksi). Hankeen päätyttyä yksi henkilö pyritään
työllistämään rahallisten resursseiden puitteissa.
Hankkeen aikana työllistyvät henkilöt suorittivat mm. Joensuun maakunta-arkiston järjestämän
Arkistotoimen peruskurssin sekä osallistuivat Suomen Kotiseutuliiton, Pohjois-Pohjanmaan
Liiton ja Oulun maakunta-arkiston järjestämään Valtakunnalliseen kotiseutuarkistoseminaariin
koskien mm. aiheita Internet, tekijänoikeudet, tietosuoja ja henkilörekisterilaki.
Kotiseutuarkistoseminaarin antina totesimme, että olemme tässä projektissa tekemässä myös
jonkinlaista pioneeri työtä siitä, miten tämän tyyppisen arkiston sisältöä
voidaan käsitellä internetissä.
Hankkeen aikana 28.4.2004 järjestimme esittelytilaisuuden Juuan kunnanviraston valtuustosalissa rahoittajille ja muille yhteistyötahoille. Tilaisuudessa kävimme läpi hankkeen tavoitteet ja esittelimme www-sivuille vietyä materiaalia sekä kotiseutuarkiston sisältöä. Tilaisuuteen osallistui noin 50 henkilöä.
29.9.2004 esittelimme hankkeen lyhyesti myös Juuassa pidettyyn Maakuntamuseo päivään osallistuneille.
Materiaalin tallennustyötä tekivät myös mm. työharjoittelijat ja kesätyöntekijä.
Käsiteltävää materiaalia on erittäin paljon joten aikaa ja henkilöresursseja myös jatkossa sen läpikäymiseen tarvitaan.
1.1 Muuttuvat tallennusmuodot
Digitointitavat ja välineistö kehittyvät jatkuvasi mikä vaikeutti
laitteisto-, ohjelmisto- ja tallennusmateriaali valintaa. Tämän hetken
tekniikan ja tallenteiden osalta emme tiedä tulevaisuutta. Erilaisten
digitaalitallenteiden varmaa säilymisaikaa emme myöskään tiedä, joten
vanhat manuaaliset säilytystavat kannattaa säilyttää digitaalitallenteiden
rinnalla. Digitaalisuus tuo kuitenkin mahdollisuuden tiedon monipuolisemmalle käytölle.
Digitointia olemme pyrkineet totuttamaan kultakin osin siinä muodossa,
että se on mahdollisimman pitkälle tulevaisuudessa luettavissa,
muunnettavissa ja tallennettavissa myös uusiin tuleviin tallennusmuotoihin.
Lähtökohtana on, että kaikki minkä voimme tehdä suhteellisen pienin kustannuksin,
mutta riittävällä varmuudella teemme itse.
Materiaalin tallentaminen digitaaliseen muotoon tarkoittaa tässä tapauksessa
a) Tekstimuotoisen tiedon osalta sen tallentamista MS - Word
tekstinkäsittelyohjelmalla digitaaliseksi tekstiksi, lähinnä koko materiaalin
luetteloksi ja arkistokaavan mukaisiksi sisällön kuvaelmiksi.
b) Äänitteiden (kelanauhat/c-kasetit) osalta luettelointia ja tallentamista cd -levylle.
c) Valokuvien osalta scannaamista ja tallentamista cd-levylle.
d) Videoiden osalta ostamme digitaalisen käsittelyn ao. yrityksestä rahallisten resursseidemme
puitteissa.
Kuvamateriaalien osalta suurimmaksi ongelma on muodostumassa se, ettei kuvien henkilöitä,
paikkoja tai tapahtumia tunnisteta.
1.2 Hankinnat
Projektin aluksi hankimme alla olevan luettelon mukaisen ATK-laitteiston ohjelmistoineen.
Juuka-seuralle hankittiin myös Museoesineidenluettelointi ohjelma joka on Kontiolahti-Seuran
jäsenen Jorma Kankaisen suunnittelema. Ohjelma on toteutettu Joensuun yliopiston
ohjelmoijaopiskelijoiden oppilastyönä. Ohjelman ensimmäisinä käyttäjinä testasimme
sen toimivuutta käytännössä. Yhteistyössä suunnittelijan ja ohjelmoijan kanssa
olemme ratkoneet ohjelmassa esiintyneitä ongelmia ja puutteita. Ratkaisematta on
vielä se, ettei ohjelmalla voi ilman ”konstailuja” tallentaa useamman eri museon
esineistöä omiksi tietokannoikseen eikä ohjelmalla ole mahdollista päivittää ja selata
yhtäaikaisesti useamman museon esineistöä. Ohjelman suunnittelijan tarve oli yhden museon
tietokannan tallentamiselle. Juuka-seura ylläpitää kolmea museota esineineen, joten meidän
tulisi voida käsitellä kolmea tietokantaa samanaikaisesti. Ehdotimme ohjelmoijalle,
että ohjelman kirjautumisen yhteydessä voisi valita minkä museon tietokantaa halutaan käsitellä.
Ohjelmassa on myös www-selainpohjainen käyttöliittymä jonka
avulla yleisöllä on myöhemmin mahdollisuus hakea tietokannasta
tietoa mm. esineistä ja niiden käyttötarkoituksesta sekä nähdä esineen kuvat.
Hankkeen aikana toteutimme www-sivut (www.juukaseura.com), joiden avulla
Juuan Kotiseutuarkiston sisältö on luettelomaisesti sekä lyhyiden
historiikkien avulla mm. tutkijoiden ja opiskelijoiden hyödynnettävissä
Internetin kautta. Lisäksi sivuilla on mm. joitakin ääninäytteitä vanhoilta
kelanauhoilta ja kaseteilta aina 60-luvun lopusta alkaen sekä pienennetyt
kuvat syksyllä 2003 kuvatuista myllymuseon esineistä. Sivut saavat täydennystä
myös Pitäjänmuseon esinekuvista. Pitäjän museon esineitä on noin 1700 kappaletta.
Niin digitaalisten kuin analogistenkin videonauhoitteiden osalta jouduimme toteamaan,
että aineiston digitalisointi ja käsittely vaatii erityisosaamista, hyvän laitteisto
ja ennen kaikkea aikaa riittävän hyvä lopputuloksen saamiseksi. Henkilöstö-, ja
rahalliset resurssimme huomioon ottaen edullisinta lienee ostaa ko. palvelu siihen
erikoistuneelta yritykseltä pikkuhiljaa.
Toisaalta museovirasto hyväksyy viralliseksi tallenteeksi äänitteiden osalta
C-kasetin ja kuvatun videon osalta VHS- videonauhan joten nämä meilläkin
tulevat säilymään.
Tarvittaessa on mahdollisuus siirtää videonauhoite toiselle nauhalle,
mutta laatu uudelleen nauhoituksessa hieman heikkenee.
Kävimme läpi kotiseutuarkistomme sisällön aihealueittain ja teimme suunnitelman
ja ohjeistuksen siitä mitä ko. materiaaleille tulisi tässä vaiheessa tehdä.
2 LAITTEISTO
Prosessori: Intel Pentium 4 2,4 GHz
Muisti: 512 MB Kingston DDR 333 MHz
Kovalevy: Maxtor 120 GT
Emolevy: Asus P4B533
Näytönohjain: Geforce4 Ti 4600V 128 Mb TV in/out
Levykeasema: 1.44 MB
Kotelo: ATX
Virtalähde: 350W
Näyttö: Samsung 753Ms
CD-RW: Liteon 48/24/48
Äänikortti: Integroitu
Verkkokortti: 10/100 RJ45
Näppäimistö: Logitech
Hiiri: Logitech optical
Scanneri: Canon CanoScan LIDE30 usb2.0
Scanneri: Canon CanoScan 3200 F usb2.0
Tulostin: Canon S520 mustesuihku usb
Käyttöjärjestelmä: MSWindowsXP pro fin
Ohjelmisto: MSOffice XP , FotoStation 4.5, Nero Burning rom 5, PhotoStudio 5, PhotoStation 4.5
Selain: IE 6.0, FireFox 1.0
VHS-videonauhuri JVC HR-507
Videokamera JVC GR-D70
3 ARKISTOON TUODUN MATERIAALIN VASTAANOTTO JA KÄSITTELY
Asiakkaan tuodessa aineistoa kotiseutuarkistoon vastaanottaja täyttää luovutussopimuksen
ko. aineistosta, jonka tuoja allekirjoittaa. Luovutussopimuksesta käy ilmi mitä
materiaalia aineisto sisältää, säilytysaika (pysyvä/määräaikainen) sekä materiaalin
käyttöoikeuksia koskevat tiedot.
Alkukäsittelynä virkailija lajittelee materiaalin, poistaa arkistoon kuulumattomat
esineet (paperiliittimet, niitit, kuminauhat jne.), luetteloi ja tekee lyhyen
kuvailun perustietoineen aineiston sisällöstä.
Arkistonmuodostajan tiedoista viedään perustiedot Internetiin.
4 KÄSITELTÄVÄ AINEISTO
4.1 C-kasetit n. 180 kpl
Kasetille tallennettuja äänitteitä Juuan Kotiseutuarkistossa on noin 180 kappaletta.
Suurin osa kaseteista on Juuka-seuran toimesta tehtyjä henkilöhaastatteluja ja
tapahtumien äänityksiä.
C-kasetin säilyvyys aika on 10 - 20 vuotta. Kasetteja tulisi kelata muutaman
vuoden välein läpimagnetisoitumisen estämiseksi.
C-kasetin voi kopioida toiselle kasetille, tallentaa cd -levylle,
tai magneettinauhalle. Kopioimme 15 vuotta ja sitä vanhemmat C-kasetit uudelle
C-kasetille (Museovirasto hyväksyy viralliseksi arkistokappaleeksi vain C-kasetin)
sekä teemme cd -levylle toisen tallenteen josta voi tarvittaessa ottaa
myös i käyttökopion. Kasetit kelataan läpimagnetisoitumisen estämiseksi
(Jari Lehtosen tutkielma s. 37).
4.2 Diat 36 sarjaa
Luettelo diasarjoista sisältöineen tallennetaan Word-muotoon.
Diat ovat säilyneet erittäin hyvin joten tässä vaiheessa systemaattista
digitointia ei suoriteta. Diat säilytetään edelleen arkisto-ohjeistuksen
mukaisesti. Mahdollisuus on tarvittaessa scannata diat digikuviksi ja tallentaa
cd -levylle tai tehdä paperikuviksi.
4.3 Esineluettelot
Tallennetaan luetteloksi.
4.4 Myllymuseon esineet
Myllymuseossa esineitä on kaikkiaan noin 500 kappaletta. Osa niistä, noin 400
esinettä on kuvattu ja tallennettu Museoesineiden luettelointiohjelmaan.
Pienennetyt kuvat ja luettelo esineistä löytyy myös www-sivuilta.
Museoesineet kuvattiin museoviraston toimesta. Pinnakkaiset menivät
museoviraston säilytykseen ja samalla teetetyt paperikuvat ja negatiivit
jäivät Juuan Kotiseutuarkistoon.
Kuvat scannattiin ja liitettiin esineen tietoihin samalla kun museoesineet
tallennettiin Museoesineiden luettelointiohjelmaan. Kuvien numerointi on sama
esinenumeroinnin kanssa. Kuvat tallennettiin tietokoneelle Esinekuvat -kansioon
sekä kopioitiin cd -levylle.
Pitäjän museossa on esineitä noin 1700 kappaletta. Esineet kuvattiin kesällä 2004.
Esinetiedot tallennetaan Museoesineiden luettelointiohjelmanaan kuvat scannattiin
ja liitetään tallennuksen yhteydessä tietokantaan. Osa kuvista on nähtävissä jo www-sivuilla.
4.5 Juuka- seuran asiakirjat
Sisältö tehdään luetteloksi joka helpottaa tiedon hakua.
Materiaali vielä suhteellisen uutta joten asianmukaisesti säilytetään.
4.6 Kansanperinteen paikallishistorian asiakirjat
Sisältö tehdään luetteloksi joka helpottaa tiedon hakua.
Materiaali vielä suhteellisen uutta joten asianmukaisesti säilytetään.
4.7 Kelanauhat n. 180 kpl
Osa kelanauhoista on kokonaan vielä käsittelemättä joten ne olisi
pikaisesti kopioitava C-kasetille, koska nauhat ovat jo kymmeniä
vuosia vanhoja ja ovat rapistumassa käsiin. Joitakin jo pilalle
menneitä kelanauhoja on tullut esille. Arkistollamme on useampia
kelanauhureita joiden avulla kelanauhat kopioidaan C-kasetille.
Kaseteista kannattaa tehdä käyttökopiot
CD -r levylle (katso kohta 1.C -kasetit). Kelanauhat säilytetään
edelleen arkistosäännön mukaisesti.
4.8 Kinorullat n. 5000 kpl
Säilytetään arkistointi ohjeen mukaisesti.
Ei digitaalista käsittelyä tässä vaiheessa.
4.9 Seurakuntien asiakirjat
Säilytetään arkistointi ohjeen mukaisesti.
Laadultaan heikkokuntoisimmat kirjat tulisi mikrofilmata ao.
toimintaa suorittavan yrittäjän toimesta. Mikrofilmaus hinta on tällä hetkellä
noin 0,20 €/otos.
4.10 Koulujen oppikirjat, opetustaulut ja opintokerhojen asiakirjat
Luetteloidaan.
Suhteellisen uutta materiaalia joten tässä vaiheessa säilytetään asianmukaisesti.
4.11 Lasinegatiivit n. 1400 kpl
Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.
Käsitellään myöhemmin mahdollisesti omana projektinaan
tallentaen lasinegatiivit cd-kuviksi sekä paperikuviksi
jolloin yleisöllä olisi parempi mahdollisuus tunnistaa kuvassa
olevia henkiöitä, asioita ja tapahtumia.
4.12 Museoesineiden asiakirjat
Luettelointi Word-muotoon. Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.
4.13 Paikallislehti Vaarojen Sanomien lehdet vuosilta 1969 - 2003
Lehdet on luetteloitu ja tallennettu otsikkotasolla. Luettelo lehdistä
otsikkoineen löytyy myös www-sivuilta.
Itse lehtien mikrofilmaus on ehdottomasti paras lehtien säilymisen ja
käytettävyyden vuoksi. Lehtien selailu kuluttaa paperia ja varsinaiset repeämiset
ovat jopa todennäköisiä varsinkin kun vanha paperi ajan oloon haurastuu.
4.14 Lehden muut asiakirjat
Luettelointi Word-muotoon. Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.
4.15 Henkilökohtaiset päiväkirjat
Luetteloidaan, huonokuntoiset mikrofilmataan.
4.16 Seurojen, yhdistysten ja yritysten asiakirjat
Luetteloidaan arkistosäännön mukaan ao. seuran tai yhdistyksen
arkistoon sekä laaditaan historiikki.
4.17 Sotahistorian asiakirjat
Luetteloidaan arkistosäännön mukaan ao. arkistoon sekä laaditaan historiikki.
4.18 Sukujen ja yksityishenkilöiden asiakirjat
Luetteloidaan arkistosäännön mukaan sekä laaditaan historiikki.
4.19 Valokuvat
4.19.1 Paperi kuvat n. 20.000 kpl
Säilytetään asianmukaisesti.
Systemaattista valokuvien scannaamista ei liene syytä aloittaa mikäli
työvoimaresursseja ei jostakin saada, mutta kuvat tulisi käydä läpi ja
scannata sellaiset kuvat jotka ovat vaarassa tuhoutua. Jatkossa kuvat
scannataan ja tallennetaan cd -levylle, myös omaan arkistoon sitä mukaa,
kun kuvia tarvitaan. FotoStation -ohjelma avulla luodaan kuva-arkistokokonaisuus
josta kuvatiedot on helposti löydettävissä.
4.19.2 Digitaalikuvat
Vaarojen Sanomat lehden toimitukseen on kertynyt paljon digitaalista
kuvamateriaalia ja lisää tulee päivittäin.
Kuvien arkistointiin on erilaisia mahdollisuuksia. Tällä hetkellä jokainen
toimittaja tallentaa omat kuvansa kameran muistikortilta cd -levylle.
Tuhansien kuvien joukosta jonkin tietyn kuvan löytäminen on vaikeaa.
FotoStation -ohjelma avulla on tarkoitus arkistoida jo otetut kuvat
sekä tulevat digitaalikuvat tietokannaksi josta yksittäiset kuvat
löytyvät hakutoimintoja käyttäen.
Ohjelmasta voidaan asentaa työasemaversioita eri työpisteille josta
käsitellään esim. kuvapalvelimella olevaa tietokantaa.
Kuva cd -levyistä tehdään offline -tallenteita joita FotoStation
-arkistointiohjelma käyttää muodostettaessa kuvista arkistohakemistoa.
Näin luodun rakenteen kautta voi myöhemmin löytää yksittäisiä kuvia suurestakin kuvamäärästä.
Kuvat voidaan tietenkin säilyttää myös pelkästään kovalevyllä ja
tehdä kuva-arkisto tältä pohjalta. Kovalevyn varmistuksesta on
tässä tapauksessa huolehdittava kuvien säilymisen varmistamiseksi.
4.20 Videofilmit 40 kpl
VHS -videonauhat voi tallentaa kopioimalla kasetilta toiselle tai
tallentamalla cd tai dvd -levylle tai digitaalinauhalle, jolloin
laatu säilyy lähes alkuperäisen tasoisena. Kopiointipalvelu lienee
järkevintä hankkia alan yrityksiltä.
On huomioitava, että dvd -levyksi polttaminen vaatii tasokkaan
VHS- tallenteen onnistuakseen. Heikohkotasoiselta nauhalta kopiointi
ei yleensä suuren virhemäärän vuoksi onnistu.
Digitaalivideot tallentuvat ko. kameralla suoraan digitaalimuotoon kameran
digitaalinauhalle. Digitaalinauhojen säilyvyydestä ei todellista tietoa ole,
joten ottamalla kopio myös cd- tai dvd -levylle säilymiseen on jo kaksi vaihtoehtoa.
4.21 Ympäristöä koskevat asiakirjat
Luettelointi Word-muotoon. Säilytetään asianmukaisesti ohjeen mukaan.
Lähteet:
- Jari Lehtosen tutkielma; Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yksityisarkistoissa 13 – 17.11.2000
Arkiston erikoismateriaalit ja niiden käsittely
- Sähköisten tietoaineistojen käsittelyn ja pitkäaikaissäilytyksen kehittämisen
esitutkimus 10.12.2001
|
